СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 октября 2001 г. N 147
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ
СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ
В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В связи со сложившейся практикой ведения договорной работы, а также в целях совершенствования механизма контроля за исполнением договоров, заключаемых в аппарате Судебного департамента, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке согласования, заключения и контроля исполнения договоров в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Начальникам главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции.
3. Признать утратившим силу Приказ Генерального директора от 20 марта 2000 г. N 39.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ
Утверждена
Приказом
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 октября 2001 г. N 147
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
ДОГОВОРОВ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ
СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общий порядок согласования, заключения, учета, ведения и контроля исполнения договоров (далее - договоры) в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент).
1.2. Судебный департамент заключает договоры в целях осуществления полномочий, возложенных на него Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", по организационному обеспечению деятельности:
- федеральных судов общей юрисдикции;
- органов и учреждений Судебного департамента;
- центрального аппарата Судебного департамента.
1.3. Инструкция определяет порядок:
- подготовки проектов договоров, одной из сторон в которых выступает Судебный департамент;
- согласования и заключения договоров;
- учета и хранения заключенных договоров;
- ведения договоров;
- контроля исполнения договоров.
1.4. Судебный департамент заключает договоры в соответствии с нормами гражданского законодательства Российской Федерации, которые могут носить как возмездный, так и безвозмездный характер.
Договоры, предполагающие расходование средств федерального бюджета, средств государственных бюджетных фондов, заключаются в порядке, предусмотренном законом для договоров (контрактов) на закупку продукции, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
1.5. В аппарате Судебного департамента правом подписи договоров обладают следующие должностные лица:
- Генеральный директор Судебного департамента;
- первый заместитель и заместители Генерального директора Судебного департамента (по доверенности).
2. Порядок подготовки проектов договоров
2.1. Основанием для подготовки проектов договоров в Судебном департаменте является:
- утвержденное Генеральным директором Судебного департамента распределение денежных средств по видам материальных средств верховным судам республик, областным, районным судам и управлениям (отделам) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации на централизованную закупку;
- решение конкурсной комиссии по результатам проведенного конкурса на закупку товаров, работ и услуг;
- резолюция Генерального директора Судебного департамента на мотивированной докладной записке начальников главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента (по вопросам их деятельности).
2.2. Подготовку проекта договора осуществляет подразделение Судебного департамента, на которое возложена реализация функций и задач, соответствующих предмету договора.
Работник такого подразделения, указанный в поручении первым, является основным исполнителем, персонально ответственным за подготовку проекта договора, его согласование и заключение, а также ведение заключенного договора (далее - исполнитель). В отсутствие исполнителя (увольнение, перевод на другую работу, продолжительная болезнь, командировка, отпуск) указанные функции переходят к работнику, исполняющему его обязанности в соответствии с поручением руководителя структурного подразделения.
2.3. Подготовка проекта договора начинается с изучения документов (решений), послуживших основанием для заключения договора.
2.4. За основу может быть принят проект договора, разработанный и представленный предприятием (учреждением), с которым планируется заключение договора, либо образец договора, разработанный юридическим отделом.
2.5. Содержание проекта договора должно соответствовать общим нормам гражданского законодательства и нормам специальных нормативных актов, регулирующих отдельные виды деятельности.
2.6. При подготовке проекта договора исполнитель должен установить предмет договора, обязательства сторон (с точки зрения механизма их исполнения), порядок внесения изменений, дополнений и прекращения его действия, а также другие существенные условия.
2.7. В процессе выработки условий договора исполнитель вправе обращаться за консультациями (заключениями):
2.7.1. В юридический отдел по вопросам соответствия положений проекта договора действующему законодательству, соблюдения формы и юридической терминологии при составлении отдельных статей (пунктов), разделов и всего проекта договора в целом.
В случае необходимости исполнитель может обратиться в юридический отдел с письменным запросом по содержанию отдельных положений (пунктов, подпунктов) проекта договора. При этом исполнитель обязан представить свой вариант рассматриваемых положений (пунктов, подпунктов) или подробно описать их содержание с определением цели и предполагаемого результата. В таких случаях письменное заключение юридического отдела должно иметь конкретную редакцию запрашиваемого положения (пункта, подпункта).
2.7.2. В Главное финансово-экономическое управление (далее - ГФЭУ) по вопросам уточнения размера, сроков и порядка оплаты, установления ответственности (финансовых санкций) за нарушение условий договора.
2.7.3. В структурные подразделения Судебного департамента по вопросам, относящимся к их компетенции.
2.7.4. В государственные органы и учреждения в установленном порядке по вопросам применения правовых актов или отдельных норм права.
2.8. Срок дачи заключения юридическим отделом, ГФЭУ, структурными подразделениями не должен превышать пяти рабочих дней с даты поступления запроса исполнителя.
3. Согласование и заключение договоров
3.1. Подготовленный проект договора согласовывается с заместителем Генерального директора, курирующим соответствующее подразделение Судебного департамента, с начальником структурного подразделения исполнителя, с председателем конкурсной комиссии Судебного департамента, начальником Главного финансово-экономического управления, заместителем начальника Главного финансово-экономического управления - главным бухгалтером Судебного департамента (далее - главный бухгалтер) и начальником юридического отдела.
По усмотрению Генерального директора Судебного департамента или его заместителя возможно дополнительное согласование проекта договора с иными должностными лицами Судебного департамента. Визы (подписи) проставляются на последнем листе договора и всех приложениях к нему того экземпляра, который в дальнейшем считается экземпляром Судебного департамента.
3.2. При согласовании проекта договора визы должностных лиц Судебного департамента имеют следующее значение:
3.2.1. Виза начальника главного управления (управления, самостоятельного отдела) Судебного департамента подтверждает, что предмет договора отвечает целям и задачам, стоящим перед Судебным департаментом, условия договора отвечают интересам судебной системы Российской Федерации, а порядок и сроки исполнения сторонами своих обязательств соответствуют реальным потребностям и возможностям их исполнения со стороны соответствующих подразделений Судебного департамента.
3.2.2. Виза председателя конкурсной комиссии Судебного департамента подтверждает, что указанный проект договора может быть заключен на основании решения конкурсной комиссии или в соответствии с действующим законодательством заключение такого договора не требует проведения конкурса.
3.2.3. Виза начальника Главного финансово-экономического управления подтверждает, что объемы бюджетного финансирования позволяют выполнить финансовые обязательства Судебного департамента в соответствии с представленным проектом договора, а также что ГФЭУ произведет резервирование средств для обеспечения оплаты товаров, работ и услуг по заключенному договору.
3.2.4. Виза главного бухгалтера подтверждает, что проект договора может быть принят к исполнению ГФЭУ и не содержит неприемлемых условий по срокам и порядку расчетов.
3.2.5. Виза начальника юридического отдела подтверждает, что проект договора не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, подготовлен и согласован в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, не содержит положений двойного толкования и может быть представлен на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителю.
3.3. Перед представлением проекта договора на согласование проект договора и все приложения к нему должны быть завизированы исполнителем.
3.4. Визы исполнителей от каждой из сторон, а также виза начальника юридического отдела проставляются на обороте каждого листа каждого экземпляра проекта договора и приложений к проекту договора, являющихся его неотъемлемой частью.
3.5. Проект договора и приложения к нему, представляемые на согласование, должны иметь сквозную нумерацию страниц. При согласовании проекта договора исполнитель обеспечивает представление указанным в пункте 3.1 должностным лицам Судебного департамента необходимых сопроводительных материалов.
3.6. Визирование проекта договора осуществляется должностными лицами Судебного департамента, указанными в пункте 3.1 настоящей Инструкции. Начальник юридического отдела визирует проект договора при наличии всех необходимых виз.
3.7. При наличии разногласий по условиям договора начальники главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента (в пределах своей компетенции) с участием работника юридического отдела и исполнителем проводят переговоры с представителями другой стороны (контрагента). При невозможности урегулирования спорных вопросов исполнителем совместно с юридическим отделом составляется протокол разногласий, который вместе с подписанным договором направляется другой стороне (контрагенту). При несогласии контрагента с протоколом разногласий или истечении срока для его принятия неурегулированные споры подлежат рассмотрению в установленном законом порядке.
3.8. Проект договора представляется на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям после подписания контрагентом, кроме случая, предусмотренного пунктом 3.7 настоящей Инструкции.
3.9. Срок согласования, оформления и заключения договоров, полученных от других сторон, составляет 30 дней, а договоры, заключаемые по результатам конкурса на размещение заказов на поставку товаров для государственных нужд, должны быть заключены не позднее 20 дней со дня проведения конкурса.
4. Учет и хранение заключенных договоров
4.1. Договор после подписания передается в структурное подразделение, работник которого является исполнителем договора со стороны Судебного департамента.
4.2. Учет договоров, заключенных Судебным департаментом, осуществляется в юридическом отделе в журнале учета (Приложение N 1) с проставлением номера и даты на каждом экземпляре договора.
4.3. Все экземпляры договора, подписанные сторонами, исполнитель представляет в юридический отдел для учета. При этом исполнитель обязан представить копию договора со всеми приложениями и визами для хранения в юридическом отделе. Одну копию исполнитель оставляет в своем структурном подразделении для контроля за исполнением договорных обязательств.
4.4. Оригинал договора, содержащий условия о финансово-хозяйственной деятельности, исполнитель представляет в ГФЭУ (в отдел бухгалтерского учета и отчетности судебной системы или отдел бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента) для исполнения обязательств по оплате и хранению.
Оригинал договора, не содержащий условий о финансово-хозяйственной деятельности, хранится в структурном подразделении исполнителя.
5. Ведение договоров
5.1. Ведение заключенных Судебным департаментом договоров (обеспечение со стороны Судебного департамента исполнения обязательств сторон) осуществляет исполнитель.
5.1.1. Для организации исполнения обязательств сторон по договору исполнитель формирует дело, в которое подшивается контрольная копия договора со всеми приложениями, а также все материалы, имеющие отношение к процедуре подготовки проекта договора, и контрольный лист (Приложение N 2), в котором исполнитель отмечает выполнение обязательств сторон по договору.
В дальнейшем все оригиналы материалов (переписка), имеющие отношение к заключенному договору и не носящие характер прямых финансовых обязательств, хранятся в названном деле у исполнителя. Оригиналы материалов, носящие характер прямых финансовых обязательств, хранятся в ГФЭУ.
5.1.2. В процессе обеспечения исполнения обязательств сторон по договору исполнитель вправе обращаться за консультацией в юридический отдел. Такая консультация должна быть дана в сроки, определенные пунктом 2.8 настоящей Инструкции.
5.1.3. В случае необходимости изменения механизма, сроков или объемов исполнения обязательств стороны могут разработать дополнительное соглашение, которое подлежит согласованию, заключению и учету в порядке, определенном разделами 3 и 4 настоящей Инструкции.
5.1.4. При изменении условий договора, его досрочном расторжении или пролонгации исполнитель обязан не позднее 5 рабочих дней письменно поставить в известность об этом своего начальника, ГФЭУ, юридический отдел и принять меры к урегулированию вопроса в соответствии с действующим законодательством и настоящей Инструкцией.
5.2. ГФЭУ обеспечивает исполнение финансовых обязательств по договору. Если данные финансовые обязательства не могут быть выполнены в указанные сроки, ГФЭУ ставит об этом в известность Генерального директора Судебного департамента либо его заместителей, а также исполнителя.
6. Контроль исполнения договора
6.1. Контроль исполнения договора осуществляется в двух формах:
- текущий контроль исполнения договорных обязательств;
- последующий контроль исполнения договорных обязательств.
6.2. Текущий контроль исполнения договорных обязательств осуществляют исполнитель (в части реализации предмета, условий договора и выполнения обязательств сторон) и ГФЭУ (в части соблюдения размеров оплаты, сроков и порядка расчетов).
6.2.1. Текущий контроль в части реализации предмета договора и выполнения обязательств сторон осуществляется посредством ведения контрольного листа исполнения договора.
В контрольном листе исполнитель указывает сроки поставки продукции, выполнения работ, оказания услуг, сроки фактического исполнения обязательств по договору, сроки и размеры оплаты продукции, выполнения работ, оказания услуг и сведения об оплате. Исполнитель ежемесячно представляет в ГФЭУ заявки о необходимых объемах финансирования в пределах обязательств по договору.
6.2.2. Исполнитель ежеквартально не позднее 10 числа после окончания квартала представляет копию контрольного листа о фактическом исполнении обязательств сторон по договору в юридический отдел и Контрольно-ревизионное управление.
6.2.3. Исполнитель не позднее 5 рабочих дней после истечения срока действия договора копию контрольного листа, завизированную ГФЭУ (отделом бухгалтерского учета и отчетности судебной системы или отделом бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента), представляет в юридический отдел для хранения, а при необходимости для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.
6.3. Юридический отдел при выявлении фактов неисполнения обязательств сторонами по договору представляет докладную записку на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителей для принятия соответствующего решения.
6.4. Последующий контроль за своевременностью заключения и исполнения договоров осуществляет Контрольно-ревизионное управление. При выявлении фактов неисполнения или несвоевременного исполнения обязательств по договору для принятия необходимых мер представляет докладную записку на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителей.
Приложение N 1
Журнал
учета договоров, заключенных Судебным департаментом
┌───┬───────┬────┬───────┬────────────┬───────┬─────────────┬────┐ │п/п│Учетный│Дата│Краткое│Наименование│Коли- │Наименование │При-│ │ │ номер │ │содер- │контрагента │чество │структурного │ме- │ │ │ │ │жание │ │листов │подразделения│ча- │ │ │ │ │ │ │ │ исполнителя │ние │ ├───┼───────┼────┼───────┼────────────┼───────┼─────────────┼────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ └───┴───────┴────┴───────┴────────────┴───────┴─────────────┴────┘Приложение N 2
Контрольный лист исполнения договора
___________________________________________________________
(наименование договора, дата и учетный номер,
общая сумма договора)
___________________________________________________________
┌──────┬────────────────────────────┬────────────────────────────┬────┐ │Наиме-│ Обязательства по договору │ Фактическое исполнение │При-│ │нова- ├──────────────┬──────┬──────┼──────────────┬──────┬──────┤ме- │ │ние │Сроки поставки│Сроки │Сумма │Сроки поставки│ Сроки│ Сумма│ча- │ │сторон│ продукции │оплаты│оплаты│ продукции │оплаты│оплаты│ние │ │ │(работ, услуг)│ │ │(работ, услуг)│ │ │ │ ├──────┼──────────────┼──────┼──────┼──────────────┼──────┼──────┼────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├──────┼──────────────┼──────┼──────┼──────────────┼──────┼──────┼────┤ │Судеб-│ │ │ │ │ │ │ │ │ный │ │ │ │ │ │ │ │ │депар-│ │ │ │ │ │ │ │ │тамент│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Контр-│ │ │ │ │ │ │ │ │агент │ │ │ │ │ │ │ │ └──────┴──────────────┴──────┴──────┴──────────────┴──────┴──────┴────┘ Примечание: основанием для заполнения графы 5 являются накладная, акт приемки; графы 6 и 7 - платежное поручение. Исполнитель ______________________________________________ подпись (должность, Ф.И.О.)